La visita empieza por una fila, no por el PDF
El verificador no abre el total. Abre una fila y pregunta: ¿de dónde sale esto? Factura o certificado del mismo periodo y de la misma sede, factor aplicado en esa fecha, y el mismo número en el informe que ya vio dirección. Si ese hilo no existe, el resto de la visita es una búsqueda de archivos.
Esta guía junta tres cosas que suelen vivir separadas: el criterio interno de listo o no listo antes de llamar, el orden en que el auditor suele mirar la evidencia, y la trazabilidad del comprobante. Sirve a HSEQ, operaciones, finanzas y compras en salud, educación, oficinas, retail, logística o industria. No es el contrato con el organismo de verificación (OVV).
FraiQ prepara. El OVV verifica. FraiQ no emite opinión de verificación ni “deja verificada” a la empresa. “Reporte verificable” en el producto significa preparación: cifras y rastro que un tercero puede revisar. La declaración de verificación la emite quien ustedes contraten.
| Rol | Quién | Qué entrega |
|---|---|---|
| Reportante | Su empresa | Inventario GEI y evidencia del periodo |
| Plataforma | FraiQ, si la usan | Captura, historial, comprobantes ligados, salidas coherentes |
| Verificador | OVV independiente | Opinión bajo ISO 14064-3 |
Frase que no cabe en una propuesta
“Con FraiQ quedan verificados” es falso. Lo correcto: el inventario y la evidencia quedan listos para que un OVV verifique. El contrato con el verificador lo firma compras, aparte del software.
Listo o no listo: ocho ítems antes de agendar
Marquen sí o no. Dos o más “no”: no llamen todavía. Llegar a la reunión de arranque con la casa a medias hace correr el reloj del contrato antes de tener el hilo del dato.
| # | Ítem | Dueño típico |
|---|---|---|
| 1 | Límites organizacionales y lista de sedes del periodo, firmados internamente | Sostenibilidad / dirección |
| 2 | Periodo o periodos a verificar cerrados (sin celdas vivas del consolidado) | HSEQ |
| 3 | Comprobantes ligados por fuente y por mes, no un ZIP suelto | Operaciones |
| 4 | Factores documentados por fecha de periodo, sin “actualizar” un pasado ya presentado | Sostenibilidad |
| 5 | Excel y PDF con los mismos totales que el tablero | Sostenibilidad |
| 6 | Matriz de exclusiones y supuestos, aunque sea una página | Sostenibilidad |
| 7 | Contacto único para el OVV y un respaldo nombrado | Compras / HSEQ |
| 8 | Presupuesto y alcance del contrato con el OVV, claros. FraiQ no es ese contrato | Compras |
Esto no es un requisito legal colombiano ni la lista universal de todos los OVV. Es preparación interna para no improvisar carpetas el día del arranque.
Quién es dueño de cada carpeta
- Sostenibilidad / HSEQ: límites, factores del periodo, exclusiones, PDF = Excel = tablero, firma interna del inventario.
- Operaciones (sede o flota): consumos del periodo y comprobantes ligados al registro. No “después subo el ZIP”.
- Finanzas: las facturas que viven en cuentas por pagar. Ayudan a que el soporte exista. No recalculan el inventario a mano.
- Compras: contrato del OVV, alcance, fechas y contacto único. No mezcla el software de medición con la opinión de verificación.
En multi-sede, el caos no se multiplica por el número de tiendas: se multiplica cuando esas tiendas no tienen dueño del dato. Doce sedes sin responsable son doce “no” disfrazados de un solo consolidado.
Antes de pedir propuesta al verificador
Peguen los ocho ítems en el hilo de compras. Si sostenibilidad marca no en periodo cerrado, comprobantes o coherencia de totales, frenen la firma una semana. Sale más barato que una reunión de arranque en rojo.
Señales de “aún no llamen”: el periodo sigue editable la noche anterior; hay tres totales para el mismo mes; una sede “existe” pero nadie adjunta nada; alguien pegó un factor nuevo sobre meses ya presentados; el único contacto se va de vacaciones la semana del arranque. Dos de esas señales = no listo, aunque la propuesta ya esté firmada.
Qué mira el auditor, en el orden en que suele mirarlo
1. Organización y sedes
¿Quién reporta? ¿Qué sedes entran y cuáles quedaron fuera, y por qué? Un consolidado sin mapa de sedes es una señal de alerta en una clínica, una universidad, una red de oficinas o una cadena de tiendas.
2. Categorías y gases
No basta un total en tCO₂e. El verificador quiere fuentes clasificadas y desglose de CO₂, CH₄ y N₂O, y de los demás gases que apliquen. En FraiQ el cálculo sale por gas y por categoría: esa es la capa que se puede seguir.
3. Dato de actividad del periodo correcto
Julio es julio. Un promedio anual “porque no hubo tiempo” es un hallazgo casi seguro. La captura útil es periodo a periodo, por fuente y por sede.
4. Comprobante ligado al registro
Factura de energía, certificado de recarga de refrigerante, despacho de combustible. Si el PDF vive en otra carpeta, sin vínculo al mes, para el auditor no existe.
5. Factor de la fecha del periodo
Pregunta típica: qué factor usaron en marzo de un año ya reportado, y por qué no es el de este año. Respuesta defendible: el factor vigente en la fecha del periodo. El periodo cerrado no se recalcula en silencio.
6. La misma cifra en tres salidas
Tablero, Excel exportado y PDF. Si difieren, la entrevista se alarga.
| Fuente típica | Soporte que suele pedir | Cómo se sostiene |
|---|---|---|
| Energía de sede, campus o tienda | Factura o lectura | Adjunto por sede. Si la factura es compartida, el prorrateo va escrito |
| Refrigerantes | Certificado de recarga o de mantenimiento | Adjunto, más quién lo cargó |
| Combustible de flota | Factura, tarjeta o bitácora | Adjunto al registro del periodo y de la sede |
| Muchas sedes en una carga | Archivo de origen y registro de filas rechazadas | Validación fila a fila antes de guardar |
Periodos cerrados
El hallazgo más caro suele ser este: reportaron un año con un factor, alguien pega otro “para actualizar”, el histórico se recalcula, y el verificador compara el PDF publicado con el archivo vivo. Cerrar el periodo conserva el factor con el que se calculó. Corregir es un ajuste con historial, no una celda que se pisa.
Lo que pregunta en la entrevista y no está en la fórmula
- ¿Quién aprueba el cierre del periodo?
- ¿Quién puede crear sedes o disparar una carga masiva?
- ¿Hay separación entre quien captura y quien revisa?
- ¿Hay rastro de accesos si un número “cambió solo”?
Roles, aprobación de cuentas nuevas y auditoría de accesos sirven para mostrar control. Quién firma ante el OVV sigue siendo decisión de la empresa.
Carpeta previa a la visita
Contexto. Periodo de reporte y descripción de la organización. Mapa de sedes y exclusiones por escrito. Responsable interno y contacto para el verificador.
Método. Fuentes mapeadas a categorías. Gases reportados, con las omisiones justificadas si las hay.
Datos. Registros periodo a periodo por sede y fuente. Comprobantes abribles desde el registro. Estimaciones, si existen, explicadas y no escondidas.
Factores y salidas. Factores por país con vigencia del periodo. Periodos cerrados, sin refresco silencioso. Tablero, Excel y PDF de la versión que vio dirección.
Controles. Roles definidos. Política de cambios sobre el histórico. Paquete entregado al OVV con fecha y nombre de archivo fijo.
Trazabilidad: de dónde sale esta fila
Trazabilidad, en la operación de un inventario, son tres cosas juntas:
- Comprobante ligado al registro del consumo. No “en algún lado del drive”.
- Historial de quién cargó, quién corrigió y cuándo.
- Periodo cerrado que conserva el cálculo y el factor con los que se cerró.
Sin las tres, el consolidado es una foto. Con las tres, es un inventario que se puede rehacer. El número es una afirmación. La fuente es la prueba. Si dos personas del equipo no llegan al mismo soporte desde la misma fila, el riesgo no es de imagen: es de hallazgo.
| Elemento | Qué ve el auditor | Qué falla si falta |
|---|---|---|
| Comprobante ligado | Factura o certificado del mismo periodo y sede | Silencio, o un PDF que no se sabe a qué fila pertenece |
| Historial | Quién editó el dato | Dos versiones, y nadie sabe cuál es la viva |
| Periodo cerrado | Corte con el factor de esa fecha | Un factor nuevo reescribe el informe ya visto |
| Salidas coherentes | La misma cifra en PDF, Excel y tablero | El PDF “oficial” ya no es la verdad |
Una carpeta “Facturas del año” con cientos de PDF, sin vínculo al registro, falla el día de la visita: el reloj corre y nadie adivina qué archivo es la fila 147. Y si el mes sigue editable mientras presentan el informe, cualquier corrección de última hora cambia el pasado sin rastro.
Prueba interna de quince minutos
Elijan tres filas al azar del último consolidado. ¿Abren el comprobante desde el registro? ¿Ven quién lo cargó? ¿El periodo está cerrado? Si fallan dos de tres, el auditor va a tropezar en lo mismo.
Antes de la visita, la respuesta mínima es: cada fila material tiene comprobante abrible desde el registro; hay historial con fecha; el periodo bajo revisión está cerrado; las tres salidas coinciden; hay un nombre y un rol dueños de la evidencia —no “el consultor tiene todo”—; y nadie confunde la plataforma con el OVV.
Qué norma enmarca la visita
La verificación y la validación de declaraciones de gases de efecto invernadero están especificadas en ISO 14064-3:2019, Greenhouse gases — Part 3: Specification with guidance for the verification and validation of greenhouse gas statements (ISO; confirmada en 2024). En Colombia, el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) adoptó ese texto como NTC-ISO 14064-3:2020, primera edición del 15 de abril de 2020: Gases de efecto invernadero. Parte 3: Especificación con orientación para la validación y verificación de declaraciones sobre gases de efecto invernadero. El catálogo del editor está en la tienda de ICONTEC.
Esas normas describen cómo un tercero examina una declaración. No convierten esta lista en cláusula de todos los contratos, ni a FraiQ en verificador. El criterio de arriba es preparación para que la visita tenga de dónde agarrarse.
En FraiQ: el comprobante vive en el periodo
El hilo se arma en el registro, no en una carpeta paralela. Cada consumo del periodo lleva su comprobante —nombre de archivo, sede y mes visibles en el mismo registro—. Cerrar el periodo congela el factor de esa fecha. El tablero, el Excel y el PDF salen de esa base. La carpeta que se entrega al OVV es esa versión, con fecha, no un enlace que al día siguiente ya dice otra cosa.
Detalle de un registro de consumo: sede, periodo, comprobante adjunto y el mismo total que el tablero, el Excel y el PDF. Sin logos de organismos de verificación.
- País y sedes configurados, con exclusiones escritas.
- Consumos con comprobante, periodo a periodo.
- Carga masiva validada fila a fila cuando el volumen lo exige.
- Cálculo por gas con el factor de la fecha del periodo.
- Cierre del periodo: el histórico no se pisa.
- Exportar tablero, Excel y PDF, y entregar esa carpeta al OVV que la empresa contrate.
| La plataforma hace | El equipo sigue decidiendo |
|---|---|
| Ligar el comprobante al registro del periodo | Si el soporte es auténtico frente a terceros |
| Guardar historial de cambios y cerrar el periodo | Alcance, exclusiones y quién firma ante dirección |
| Dejar las tres salidas con la misma cifra | Contratar o no a un OVV independiente |
Los bonos de carbono verificados por terceros se cotizan aparte y no sustituyen la opinión del OVV sobre el inventario.
FraiQ prepara la evidencia. El verificador es un tercero. Agendar una demo y lleven tres facturas para verlas ligadas al periodo.