El auditor no abre el PDF primero: abre el hilo del dato
Escenario realista: una clínica privada con tres sedes en el Eje Cafetero cierra 2025. Un asegurador internacional y el comité ESG piden verificación de tercera parte. El OVV agenda dos días. El primer correo no dice “mándenos el total”. Dice: muéstrenos de dónde salió el consumo eléctrico de julio en la sede Pereira, con factura, factor aplicado y el mismo número en el informe.
Si ese hilo no existe, el resto de la visita se convierte en cacería de archivos.
FraiQ no es el OVV ni el auditor. FraiQ es la plataforma donde ese hilo se arma desde el día uno: sede → consumo del periodo → comprobante adjunto → factor vigente esa fecha → CO₂/CH₄/N₂O → tablero / Excel / PDF idénticos. Este post es la carpeta que conviene tener lista antes de firmar contrato con el verificador —sirve igual a salud privada, educación, oficinas tech, retail o servicios.
FraiQ prepara; el OVV opina (no se confundan en comité)
| Rol | Quién | Qué entrega |
|---|---|---|
| Reportante | Su empresa | Inventario GEI bajo ISO 14064-1 + evidencia |
| Plataforma | FraiQ | Captura, validación, cálculo, historial, reportes coherentes |
| Verificador | OVV independiente | Opinión de verificación bajo ISO 14064-3 |
Frase prohibida en propuesta comercial
“Con FraiQ quedan verificados” es falso. Lo correcto: “Con FraiQ el inventario y la evidencia quedan listos para que un OVV verifique”. Mezclar roles crea expectativas contractuales que nadie puede cumplir.
Los “reportes verificables ISO 14064-3” del producto significan preparación: cifras y rastro que un tercero puede revisar —no emisión de la declaración de verificación.
Qué mira el auditor (en el orden en que suele mirarlo)
1. Organización y sedes
¿Quién reporta? ¿Entran Clínica Pereira, Sede Manizales y Administrativa Bogotá? ¿Qué quedó fuera y por qué? Un consolidado sin mapa de sedes es una bandera roja —también en universidades, redes de oficinas o cadenas de tiendas.
2. Categorías ISO 14064-1 y gases
No basta “1.240 tCO₂e”. Quiere ver fuentes clasificadas y desglose CO₂, CH₄, N₂O (y demás aplicables). En FraiQ el cálculo sale por gas y por categoría de la norma —esa es la capa que el verificador puede seguir.
3. Dato de actividad del periodo correcto
Julio es julio. Un promedio anual “porque no había tiempo” es hallazgo casi seguro. La captura en FraiQ es periodo a periodo, por fuente y por sucursal.
4. Comprobante ligado al registro
Factura de energía, certificado de recarga de refrigerante HVAC, despacho de combustible de vehículos administrativos. Si el PDF vive en otra carpeta sin vínculo al mes, para el auditor no existe.
Detalle de un registro de consumo en FraiQ con comprobante adjunto visible (nombre archivo + periodo + sede)
5. Factor oficial del país en la fecha del periodo
Pregunta típica: “¿Qué factor usaron en marzo 2024 y por qué no es el de 2026?”. Respuesta defendible: el oficial vigente en la fecha del periodo; el periodo cerrado no se recalcula en silencio. Eso es la vigencia histórica de FraiQ.
6. Misma cifra en tres salidas
Tablero en pantalla, Excel exportado, PDF ejecutivo. Si difieren, la entrevista se alarga. FraiQ genera las tres desde la misma base.
Comprobantes: el patrón que busca el verificador
| Fuente típica (servicios / salud / oficinas / retail) | Soporte que suele pedir | Cómo se sostiene en FraiQ |
|---|---|---|
| Energía sede / campus / tienda | Factura utility, lectura | Adjunto por sede; prorrateo documentado si factura compartida |
| Refrigerantes (HVAC, cámaras) | Certificado recarga / mantenimiento | Adjunto + historial de quién cargó |
| Combustible flota admin / última milla | Factura, tarjeta flota, bitácora | Adjunto al registro del periodo + sede |
| Carga masiva muchas sedes | Excel origen + log de errores | Validación fila a fila antes de guardar |
Validar no es “opcional” en multi-sede
Importar 800 filas sin validación multiplica el error: sede mal escrita, unidad en kWh mezclada con MWh, periodo vacío. FraiQ frena la fila; el humano decide si el outlier es real (pico de temporada) o un typo.
Periodos cerrados: el hallazgo más caro (y más evitable)
- Reportaron 2024 con factor A.
- En 2026 alguien pega factor B “para actualizar”.
- Recalcula todo el histórico.
- El OVV compara el PDF publicado con el archivo vivo → divergencia.
En FraiQ los periodos cerrados conservan el factor con el que se calcularon; los registros históricos no se alteran a voluntad. Eso no es pereza: es control de proceso. Detalle del método de factores en factores de emisión oficiales y vigencia histórica (cuando esté publicado) y el marco de inventario en ISO 14064-1.
Gobernanza que el auditor pregunta en entrevista (no está en la fórmula)
- ¿Quién aprueba el cierre del periodo?
- ¿Quién puede crear sedes o disparar carga masiva?
- ¿Hay segregación captura vs. revisión?
- ¿Existe auditoría de accesos si un número “cambió solo”?
FraiQ: roles, aprobación manual de cuentas nuevas, auditoría de accesos. Sirve para mostrar control. Quién firma ante el OVV sigue siendo decisión de la empresa.
Checklist de carpeta (arme esto antes de la visita)
A. Contexto
- Periodo de reporte y descripción de la organización.
- Mapa de sedes (clínicas, campus, tiendas, oficinas, bodegas…) + exclusiones por escrito.
- Responsable interno + contacto para el verificador.
B. Método
- Fuentes mapeadas a categorías ISO 14064-1.
- Gases reportados (CO₂, CH₄, N₂O…) con omisiones justificadas si las hay.
C. Datos y soportes
- Registros periodo a periodo por sede y fuente.
- Comprobantes adjuntos o recuperables desde el registro.
- Estimaciones (si existen) explicadas —no escondidas.
D. Factores y salidas
- Factores oficiales por país con vigencia por periodo.
- Periodos cerrados sin “refresh” silencioso.
- Tablero = Excel = PDF (versión congelada = la que vio dirección).
E. Controles
- Roles definidos; cuentas nuevas aprobadas.
- Política / rastro de cambios sobre histórico.
- Paquete entregado al OVV versionado (fecha + hash o nombre de archivo fijo).
En FraiQ se ve así (preparación en 6 movimientos)
- País + sedes configurados.
- Consumos con comprobantes periodo a periodo.
- Excel masivo validado fila a fila cuando el volumen lo exija.
- Cálculo por gas con factores por fecha de periodo.
- Cierre de periodo → histórico intacto.
- Exportar el trío tablero / Excel / PDF y esa carpeta va al OVV que ustedes contraten.
En Colombia, además de la presión del cliente o la matriz, la Ley 2169 de 2021 apunta a un reporte de emisiones (ROE) cuya exigibilidad depende de la reglamentación del MinAmbiente: conviene tener evidencia lista antes de que el calendario apriete. Amplío el marco país en huella de carbono empresarial en Colombia.
Siguiente paso: . Pregunta útil para la reunión: “Si el auditor viniera el mes entrante, ¿qué eslabón del hilo nos falta hoy?”. La plataforma prepara; el OVV verifica.