La demo no es un webinar de dashboards
Escenario ilustrativo. Miércoles 11:00. Compras de una cadena de retail en Bogotá cita a tres proveedores de “software de huella”. El primero abre un mapa de calor mundial y habla de “insights de descarbonización”. Sostenibilidad pregunta: “¿puedo cerrar julio con nuestras doce tiendas y que el PDF diga lo mismo que el tablero?”. Silencio. El gerente de cuenta vuelve al mapa de calor.
Si están evaluando la demo de un software de huella de carbono, el riesgo no es “elegir mal la marca”. Es salir de la reunión con slides y sin evidencia de sistema. El contraste entre Excel y plataforma ya está en software vs Excel inventario GEI. Este post es la guía de compra: quién tiene que estar, qué llevar, qué marcar en vivo y qué anotar si hablan de retorno —para HSEQ, sostenibilidad, TI, finanzas o procurement en servicios, educación, salud privada, logística o retail.
Antes de la llamada: qué llevar (15 minutos de prep)
Sin insumos, la demo es teatro. Empaquen:
- Un mes real de consumos (energía, combustibles, refrigerantes si aplica) —aunque esté “feo”.
- El Excel que hoy usan (o el consolidado que va a comité).
- Lista de sedes del periodo (aunque sea borrador): oficinas, tiendas, flota.
- Dos o tres comprobantes PDF de ese mismo mes, no una carpeta “para después”.
- Una pregunta de fuego escrita: “cierren este mes y muéstrennos la misma cifra en tablero, Excel y PDF”.
Quién debe estar
Una sola persona no puede evaluar el sistema. El mínimo útil son dos roles. El resto entra si el proceso de compra ya llegó ahí. No hace falta un comité de doce: hace falta quien sufre la hoja y quien pone la cara cuando el PDF no cuadra.
| Rol | Para qué está | Si falta |
|---|---|---|
| Quien carga consumos (HSEQ, operaciones o la persona del Excel) | Reconocer si el mes real cabe en el flujo | La demo se queda en slides |
| Quien firma el número hacia dirección | Exigir cierre y una sola cifra | Nadie defiende el total después |
| Finanzas, si las facturas son la fuente | Decir de dónde sale el dato de actividad | El consumo queda “aproximado” |
| TI o seguridad, si preguntan por accesos | Ver roles, altas de usuario y rastro | La gobernanza se promete para después |
| Compras, si ya comparan proveedores | Separar lo visto de lo prometido | El acta dice “nos gustó el tablero” |
Regla de oro
Si el proveedor no acepta cargar su mes (o un extracto), anótenlo como señal de alerta. Demo con datos perfectos del proveedor sirve para ver la interfaz. No sirve para comprar.
Preguntas que sí revelan sistema
Use esta tabla en la reunión. Marque “lo vimos en vivo” —no “nos lo prometieron en la presentación”.
| Bloque | Pregunta concreta | Señal de sistema | Señal de humo |
|---|---|---|---|
| Roles | ¿Quién carga tienda vs quién cierra el mes vs quién exporta PDF? | Roles distintos; historial de cambios | “Todos editan; después se ordena” |
| Cierre | ¿Puedo cerrar julio y que nadie “refresque” factores del pasado? | Periodo cerrado + historial | Celda siempre editable |
| Evidencia | ¿El PDF de la factura queda ligado al registro del mes? | Adjunto en el dato | “Súbanlo a Drive y ya” |
| Multi-sede | ¿Corte por sede/mes sin armar Excel a mano? | Filtro / consolidado nativo | Export manual cada vez |
| Salidas | ¿Tablero, Excel export y PDF dan la misma tCO₂e? | Tres salidas, una base | “El PDF es otro reporte” |
| Validación | ¿Qué pasa si cargo una sede inexistente o unidad rara? | Rechazo fila a fila | Entra en silencio |
| Factores | ¿Queda trazada la vigencia del factor al periodo cerrado? | Fecha / vigencia visible | “Usamos el último del Excel” |
Una demo seria de software de huella de carbono aguanta dos de esas pruebas en pantalla compartida. Si solo hay roadmap, no hay compra todavía.
Señales de alerta en 15 minutos
| Señal de alerta | Por qué importa |
|---|---|
| Empiezan por Alcance 3 “AI-powered” y no por cierre de Alcance 1/2 del mes | Evaden el dolor operativo |
| No pueden mostrar roles sin “abrir ticket a soporte” | Gobernanza inexistente |
| PDF de muestra ≠ número del dashboard en vivo | Tres verdades = ninguna |
| Comprobantes “después de salir en vivo” | Trazabilidad pospuesta = trazabilidad rota |
| Multi-sede = “multipliquen la licencia” sin demo de consolidado | Costo sin capacidad |
| “Cumplimos todas las normas automáticamente” | Promesa exagerada: salgan |
Cumplimiento no se demuestra con un sello
Ninguna plataforma “garantiza cumplimiento”. La demo debe mostrar captura, cierre y salidas coherentes —no un sello mágico. Si dicen que la herramienta cumple sola la Ley 2169, el ROE o “todas las normas”, anótelo como alerta y pídalo por escrito a su counsel, no al chat de la demo.
Checklist para marcar en la demo
Marque cada punto solo si lo vio en pantalla. “Está en el roadmap” cuenta como no visto.
- Confirmar asistentes. En la demo deben estar quien carga el dato y quien firma el número hacia dirección. Compras o TI entran si ya hay evaluación de proveedor o de accesos.
- Llevar un mes real. Un mes de consumos de la operación (energía, combustibles, refrigerantes si aplican), aunque el archivo esté desordenado. Un caso de muestra del proveedor no reemplaza ese mes.
- Llevar el Excel y las sedes. El consolidado que hoy va a comité y la lista de sedes, plantas o flotas del periodo, aunque sea un borrador.
- Pedir el perímetro en pantalla. Qué sedes y fuentes entran, y qué quedó fuera. Sin ese límite, el total no se puede defender.
- Pedir el desglose, no solo el total. CO₂, CH₄, N₂O u otros gases que apliquen, por categoría del inventario. Un único tCO₂e sin hilo no alcanza para evaluar el sistema.
- Pedir el factor del periodo. Qué factor se aplicó a ese mes, de qué fuente, y si un periodo cerrado conserva ese factor cuando sale uno nuevo.
- Pedir el comprobante ligado al registro. La factura o el certificado debe verse en el dato del periodo, no en una carpeta que alguien promete ordenar después.
- Pedir el cierre. Cerrar el mes congela el cálculo. Corregir deja historial. Si julio sigue editable en silencio, no hay cierre.
- Contrastar las tres salidas. Tablero, Excel exportado y PDF del mismo periodo tienen que mostrar la misma cifra.
- Anotar promesas de cumplimiento. “Cumplimos todas las normas” no es una respuesta. Queda en el acta como alerta.
Qué anotar si les hablan de retorno
El retorno de una medición GEI no cabe en un porcentaje de este artículo, y no vamos a inventar uno. Lo que sí puede anotar en la demo, con sus propios tiempos, es concreto:
- Cuántas versiones del mismo mes existen hoy, y si el sistema deja una.
- Cuánto tarda hoy armar el PDF del comité, y si en la demo ese PDF sale del mismo cálculo que la pantalla.
- Si el soporte de una fila se encuentra en el registro o en una búsqueda de carpetas.
- Si el mes siguiente parte del cierre anterior o se rearma la hoja desde cero.
Eso es evaluación de compra, no una promesa de ahorro. El precio se mira cuando el flujo ya pasó el checklist.
Qué exigir a cualquier plataforma (también a FraiQ)
En cualquier demo —incluida la de FraiQ— pidan ver en vivo, con datos de ejemplo o los suyos:
- Roles y rastro de quién cambió qué.
- Cierre de periodo / historial (corregir ≠ editar en silencio el pasado).
- Comprobantes adjuntos al registro.
- Mismos números en tablero, Excel export y PDF.
- Carga Excel con validación fila a fila.
- Factores de emisión con su vigencia histórica al cerrar el periodo.
| FraiQ muestra | FraiQ no es |
|---|---|
| Sistema de medición defendible | Un OVV / verificador |
| Evidencia ordenada para su equipo | Opinión de verificación |
| Flujo hacia inventario usable | “Cumplimiento garantizado” de toda normativa |
FraiQ no es un OVV. Preparan el inventario; si después contratan verificación de tercera parte, es otro contrato. FraiQ no garantiza cumplimiento normativo. El flujo de producto está en medición GEI en Colombia.
No compren el mapa de calor. Compren la prueba de que una cifra sobrevive al PDF del comité.
Checklist: tabla de puntaje después de la demo
Puntúe 1 = no lo vimos · 2 = prometido · 3 = lo vimos con nuestros datos (o extracto).
| # | Criterio | Score (1–3) |
|---|---|---|
| 1 | Roles distintos carga / cierre / export | |
| 2 | Cierre de periodo con historial | |
| 3 | Comprobante ligado al registro | |
| 4 | Corte multi-sede sin Excel heroico | |
| 5 | PDF = Excel = tablero | |
| 6 | Validación fila a fila al cargar | |
| 7 | Factores con vigencia al periodo | |
| 8 | Sin promesas exageradas de “cumplimiento automático” |
Regla práctica: promedio < 2.5 o cualquier “1” en criterios 2, 5 o 6 → no firmen; pidan segunda demo con su mes. Promedio ≥ 2.5 y “3” en 5 → avancen a seguridad/comercial.
¿Van a evaluar software de medición? Agendar demo con el Excel vigente, un mes, la lista de sedes y la prueba de tablero = Excel = PDF.