Martes 8:40 a.m., cadena de retail con 18 tiendas
La jefa de sostenibilidad de una cadena de retail recibe el Excel de siempre: tres hojas (energía de tiendas, diésel de la flota de última milla, climatización de la oficina central), factores pegados “del año”, y un total que nadie puede reconciliar con las facturas del mes. Casa matriz pide el inventario 2025 “bajo ISO”. El archivo no tiene sedes. No tiene adjuntos. El factor de marzo ya no es el de noviembre.
Eso no es un inventario GEI. Es una suma con buena voluntad.
En FraiQ el camino empieza distinto: país → sedes (tiendas, bodegas, oficinas, plantas o flotas según el negocio) → captura periodo a periodo con comprobante → cálculo por gas con el factor vigente ese mes → tablero, Excel y PDF con la misma cifra. Este post recorre ese flujo como lo ve quien opera retail, servicios, manufactura ligera u oficinas multi-sede en Colombia —sin teoría abstracta.
Inventario ISO 14064-1 vs. “huella” de slide
| Huella informal (Excel suelto) | Inventario en FraiQ (ISO 14064-1) | |
|---|---|---|
| Límites | “Lo que alcanzó a entrar” | País + sedes definidas (tienda / bodega / oficina / planta / flota) |
| Evidencia | Carpetas en Drive sin vínculo | Comprobante adjunto al registro del periodo |
| Factores | Columna actualizada a mano | Oficiales por país; vigencia histórica por periodo cerrado |
| Salida | Un total CO₂e | CO₂, CH₄, N₂O (+otros) por categorías ISO 14064-1 |
| Consistencia | PDF ≠ Excel ≠ “versión de dirección” | Tablero, Excel y PDF con los mismos números |
| Gobernanza | Quien tenga el link edita | Roles, aprobación de cuentas, auditoría de accesos |
Si el PDF y el Excel no cuadran, el inventario aún no existe
Antes de discutir “carbono neutral”, abra el informe y el archivo de trabajo. Si la tonelada no es la misma, no hay método: hay versiones. FraiQ genera las tres salidas desde la misma base calculada.
En FraiQ se ve así (recorrido de 7 pasos)
1. Registro: país primero, sedes después
Al crear la empresa se define el país. No es un campo cosmético: ahí se enganchan los factores de emisión oficiales de esa jurisdicción. Luego se cargan sedes —por ejemplo: Tienda Medellín Centro, Bodega Funza, Oficina Bogotá, Planta de empaque Cali. Multi-sede no es un organigrama: es la unidad donde luego pega el consumo y el comprobante.
Pantalla de configuración empresa — selector de país + listado de sedes (tienda / bodega / oficina / planta) con nombres reales de ejemplo
2. Captura periodo a periodo (no “el año en un solo golpe”)
Por cada sede y fuente (energía, combustible, refrigerante…) se registra el consumo del periodo —mes o el corte que use la empresa— y se adjunta la factura o certificado. El auditor (cuando llegue) no quiere “tenemos facturas en otra carpeta”: quiere el dato ligado al periodo.
3. Carga Excel con validación fila a fila
Operación con 40 tiendas o 12 bodegas: digitación manual no escala. En FraiQ se importa el Excel y la plataforma valida fila a fila antes de guardar (sede inexistente, unidad rara, periodo vacío). Lo que no pasa validación no entra en silencio.
Qué llevar al primer mes de carga
Un mes real de una sola sede compleja (la bodega o el campus con más consumo, casi siempre) + 5–10 comprobantes PDF. Si ese mes cierra limpio, el resto es repetición —no un proyecto de seis meses.
4. Cálculo: CO₂, CH₄, N₂O por categorías ISO 14064-1
FraiQ no deja un “CO₂e mágico” sin desglose. Calcula por gas aplicando el factor vigente en la fecha de ese periodo, clasificado por categorías de la norma. Si el factor oficial del país cambió en 2026, los periodos cerrados de 2024 siguen con el factor con el que se calcularon.
5. Periodos cerrados = históricos no alterables
Cerrar el periodo congela el cálculo. Corregir un error de 2024 no es “editar la celda viva”: es un proceso con historial. Sin eso, cada refresh de factores reescribe el pasado y el informe que ya vio dirección deja de existir.
6. Tablero + Excel + PDF ejecutivo
Misma base. El tablero para operación diaria; Excel para el analista o el asesor; PDF para matriz o comité. Si alguien “ajusta” el Excel a mano y ya no cuadra con pantalla, ese Excel dejó de ser el inventario.
7. Roles antes del cierre
Quién carga tiendas ≠ quién cierra bodega ≠ quién exporta el PDF a matriz. FraiQ contempla acceso por roles, aprobación manual de cuentas nuevas y auditoría de accesos. El inventario es un activo B2B; no un Google Sheet compartido con “cualquiera del área”.
Qué decide el software y qué no
| FraiQ hace | Su equipo sigue decidiendo |
|---|---|
| Aplicar factores oficiales del país por fecha de periodo | Límites y exclusiones de alcance |
| Validar filas del Excel antes de guardar | Si un outlier operativo es real (pico de energía en temporada, etc.) |
| Adjuntar comprobantes + historial | Autenticidad del soporte frente a terceros |
| Calcular por gas y categoría ISO 14064-1 | Firma interna del inventario |
| Mantener tablero = Excel = PDF | Quién presenta el número a casa matriz |
FraiQ prepara un inventario listo para la verificación de un tercero. No es el organismo de verificación (OVV). Si necesita el checklist de evidencia que mira un auditor, ver evidencia para verificación ISO 14064-3.
Checklist rápido antes de decir “ya tenemos inventario”
- País configurado y sedes nombradas (tienda / bodega / oficina / planta / flota, según aplique).
- Al menos un periodo cerrado con consumos + comprobantes adjuntos.
- Carga masiva (si aplica) sin filas rechazadas sin revisar.
- Desglose visible de CO₂, CH₄, N₂O —no solo un total.
- PDF descargado y contrastado contra el tablero (misma cifra).
- Roles claros: quién carga, quién cierra, quién exporta.
- Nadie puede “actualizar el histórico” pegando un factor nuevo sobre periodos cerrados.
Si falla el punto 5, no avance a compensación: vuelva a medir. La secuencia de FraiQ es mide → gestiona → compensa; el porqué está en medir antes de compensar.
Cómo arrancar en Colombia sin el Excel eterno
En Colombia, la Ley 2169 de 2021 fija metas país de desarrollo bajo en carbono y crea el marco del ROE (reporte de emisiones según criterios que reglamente el MinAmbiente). Eso no significa que “toda empresa ya esté obligada hoy”: sí significa que conviene prepararse con un inventario serio —también porque clientes y matriz ya lo piden. El detalle del marco país está en huella de carbono empresarial en Colombia.
Retail, oficinas, servicios, educación, salud privada, agro, logística y manufactura ya pueden usar el mismo flujo. No hace falta el año perfecto: hace falta un mes real en la sede que más duele.
Siguiente paso: en fraiq.com. Lleve el listado de sedes y un mes de consumos con facturas. En la reunión se ve si el inventario nace defendible —o si sigue siendo una hoja que cambia cada vez que alguien abre el archivo.