El cierre no es “apretar exportar”: es una cadena de dueños
Viernes 5:40 p.m., centro de distribución en Funza. El mes ya cerró en contabilidad. HSEQ pide el Excel de diésel de la flota “para el inventario”. El jefe de patio dice que mandó la planilla el martes —a otro correo—. Finanzas tiene las facturas de combustible en el ERP, pero nadie las pegó al consolidado GEI. Alguien exporta un PDF con un total ilustrativo de 38 tCO₂e del mes; el lunes dirección ve 41 en otra hoja. Nadie falsificó nada. Faltaban roles inventario GEI empresa: quién es dueño del dato, quién aprueba el corte y quién puede exportar el informe.
Este post no es la lista de documentos que pide un auditor —eso vive en lista de evidencia antes del verificador y en por qué el auditor pregunta por la fuente—. Tampoco es el catálogo de errores al pasar de Excel a sistema —errores del primer inventario GEI—. Aquí el ángulo es el cierre (mensual y anual): RACI entre HSEQ, operaciones y finanzas.
Sin dueño de cierre, el PDF es una opinión con membrete
Si tres áreas pueden editar el consolidado y nadie tiene veto de cierre, el total del comité es el de la última persona que guardó.
RACI del cierre mensual (y qué cambia en el anual)
Use esta tabla en el próximo comité de inventario. R = Responsible (hace), A = Accountable (firma el corte), C = Consulted, I = Informed.
| Actividad del cierre | HSEQ / Sostenibilidad | Operaciones (planta / flota / bodega) | Finanzas / Contabilidad |
|---|---|---|---|
| Entregar consumos del mes (diésel, kWh, refrigerantes, etc.) | C | R | C (facturas / ERP) |
| Adjuntar o señalar comprobante del periodo | C | R | R (soporte fiscal) |
| Validar que la sede/flota está en el perímetro | A/R | C | I |
| Consolidar y revisar outliers (picos raros) | R | C | C |
| Aprobar cierre del periodo (mes) | A | I | C |
| Exportar PDF / Excel “oficial” del mes | R (o rol exportador designado) | I | I |
| Presentar número a dirección | R | I | C |
| Cierre anual + supuestos / exclusiones firmados | A | C | C (año fiscal vs calendario) |
| Paquete hacia verificador (si aplica) | A/R | C | C |
En operaciones multi-sede —patio Funza, tienda en Bucaramanga, oficina Chapinero— el “R” de consumos suele ser por sede, no un héroe central. El “A” del cierre sí debe ser uno. Contexto: inventario GEI multi-sede, flotas, plantas y oficinas.
Qué cambia en el cierre anual: no solo sumar doce meses. Es congelar perímetro, exclusiones, factores del año y la narrativa de supuestos. Finanzas pesa más si el informe viaja junto al reporte integrado o a casa matriz. HSEQ sigue siendo accountable del inventario; finanzas no “toma el Excel” el 28 de diciembre.
Separar carga, aprobación y exportación
Quien digita el diésel de la ruta 4 no debería ser, por defecto, quien cierra el mes ni quien manda el PDF a dirección. Tres momentos, tres controles.
Tres fricciones típicas entre HSEQ, ops y finanzas
1. “La factura está en el ERP; el inventario está en otra galaxia.”
Finanzas tiene el soporte; operaciones tiene el litro cargado en patio; HSEQ tiene una celda. Sin rol que cruce los tres, el cierre vira a negociar cifras. Mitigación: finanzas entrega extracto o enlace de factura del periodo; ops confirma cantidad física; HSEQ consolida. El comprobante vive junto al registro —el porqué está en el post de trazabilidad.
2. “Operaciones cierra el mes el día 3; HSEQ pide datos el día 2.”
Calendario cruzado. Si el corte contable es día 3 y el inventario pide día 2, siempre habrá “versión preliminar”. Acuerden una fecha de congelamiento GEI (p. ej. día 5 hábil) con datos del mes calendario, aunque el ERP contable cierre otro día. Documenten la regla.
3. “Finanzas actualizó el factor porque salió uno nuevo.”
Clásico del primer año. El periodo cerrado conserva el factor con el que se calculó; corregir es ajuste con rastro, no overwrite. HSEQ accountable; finanzas consulted. Si el dolor viene de hojas sueltas, revisen el patrón en el post de Excel → sistema.
Cuando exista verificación de tercera parte, el paquete de evidencia lo arma el accountable del inventario —no “el que tenga tiempo el viernes”. Detalle de qué suele pedir el auditor: evidencia para verificación ISO 14064-3. FraiQ no es un OVV: prepara evidencia; no emite opinión de verificación ni promete cumplimiento.
Qué ayuda una plataforma (roles, aprobación, periodo cerrado)
En la página de medición aparecen, como producto, roles, aprobación de cuentas, captura con comprobantes, periodos que se pueden cerrar, historial y salidas PDF/Excel/tablero coherentes. Eso no reemplaza el RACI humano; lo hace exigible:
| Criterio de compra (genérico) | Señal en plataforma |
|---|---|
| Quién carga ≠ quién aprueba ≠ quién exporta | Roles diferenciados |
| Corte del mes no se reedita en silencio | Periodo cerrado + historial |
| Misma tCO₂e en PDF, Excel y tablero | Salidas coherentes |
| Multi-editor sin “último en guardar gana” | Aprobación / control de cuentas |
Si están cotizando cupo de reportes y soporte, miren también la página de planes. Para ver el flujo con un mes real de flota + energía, pidan demo.
Lista: ¿listos para cerrar este mes?
| Pregunta | Si “no” → acción |
|---|---|
| ¿Hay un accountable único del cierre GEI? | Nombrar a HSEQ/sostenibilidad o equivalente por escrito |
| ¿Cada fuente material tiene dueño de dato en ops? | Matriz sede × fuente (diésel, kWh, refrigerante…) |
| ¿Finanzas sabe qué extracto entregar y para qué fecha? | Una línea en el calendario de cierre |
| ¿Quién puede exportar el PDF oficial? | Un rol; los demás en consulta |
| ¿El mes anterior quedó cerrado (no “casi”)? | Congelar antes de abrir el siguiente |
| ¿El anual tiene acta de exclusiones y supuestos? | Agendarla en noviembre, no el 30 de diciembre |
Siguiente paso: pegar la tabla RACI en el canal de HSEQ + ops + finanzas y cerrar fechas del próximo corte, o abrir la página de medición / demo preguntando en vivo: “¿podemos separar carga, aprobación y exportación por rol?”. Los roles inventario GEI empresa se notan el día del cierre —no el día del discurso de sostenibilidad.