Tres tipos de sede, una factura mezclada, un consolidado que miente
Lunes, 7:15 a.m. En la bodega regional: diésel de montacargas y energía del fin de semana. En las tiendas: climatización y refrigeración. En Bogotá: la oficina central manda la factura de coworking “para que la metan en el mismo archivo”. Todo cae en la fila Consumo mes. El total “cuadra”. Nadie puede decir qué sede emite más. Casa matriz —o el cliente de la cadena— pregunta exactamente eso el viernes.
Multi-sede en FraiQ no es “más filas”. Es sucursales, tiendas, campus, bodegas, plantas u oficinas bajo una misma empresa, con datos y reportes segmentados —y el comprobante pegado al registro de esa sede y ese periodo. El slug habla de flotas, plantas y oficinas porque son tipos de sede frecuentes; el patrón sirve igual a retail, servicios, educación, salud, agro y logística.
Qué cuenta como sede (defínalo antes de cargar un kWh)
| Tipo | Ritmo de dato típico | Evidencia habitual | Riesgo si se mezcla |
|---|---|---|---|
| Oficina / sede admin | Menor intensidad, fácil de olvidar | Energía, refrigerantes HVAC, flota admin | Estimados de último minuto sin rastro |
| Tienda / punto de atención / campus | Volumen medio-alto, muchas unidades | Facturas utility, lecturas, HVAC | Promedios; nombres de sede inconsistentes en Excel |
| Bodega / planta / flota | Alto volumen o combustible | Factura, despacho, tarjeta flota, lecturas | Prorrateo improvisado; sede mal asignada |
Antes del primer import:
- Lista escrita de sedes (nombres que usará el equipo).
- Límites: qué entra / qué queda fuera —base de un inventario ISO 14064-1.
- Quién carga tiendas vs. quién cierra bodega (roles, no “el Excel compartido”).
El país en el registro determina los factores oficiales; las sedes determinan la granularidad. Ambos van juntos en FraiQ.
Empiece por la sede que más duele
No espere el mes perfecto en las 15 sedes. Configure país + 1–2 sedes críticas (casi siempre la bodega, el campus o la tienda con más consumo), cierre un periodo con comprobantes reales y expanda. El consolidado nace defendible; no al revés.
Trazabilidad multi-sede: el hilo que el consolidado no puede romper
Sede → fuente → dato del periodo → comprobante → factor (país + fecha) → CO₂/CH₄/N₂O → tablero / Excel / PDF (detalle + consolidado).
Si el PDF de consolidado luce redondo pero no baja a Tienda Medellín Centro con el mismo número, el problema es integridad —no formato. En verificación ese hilo se tensa primero; ver evidencia para auditor ISO 14064-3.
FraiQ no es el OVV. Organiza captura, cálculo y evidencia; la verificación de tercera parte la hace un organismo independiente cuando se exige.
En FraiQ se ve así (flujo multi-sede que escala)
1. Registro: empresa, país, sedes
Sin nombres de sede estables, cualquier carga hereda ambigüedad (“Medellín”, “MDE”, “Tienda MDE Centro” como tres sedes fantasma).
2. Captura periodo a periodo por sede y fuente
Energía, combustibles, refrigerantes —con comprobante adjunto al registro, no en un Drive paralelo.
3. Carga masiva con validación fila a fila
Crítica con muchas tiendas, puntos de atención o vehículos. FraiQ valida antes de guardar: sede inexistente, unidad rara, periodo vacío. “Pegar y calcular” es cómo una red entera queda mal etiquetada.
Resultado de importación Excel en FraiQ — filas OK vs. filas rechazadas con motivo (sede / unidad / periodo), destacando una fila de tienda o bodega
4. Cálculo por gas + factores por fecha de periodo
CO₂, CH₄, N₂O por categorías ISO 14064-1; periodos cerrados intactos. Complemento: factores oficiales y vigencia histórica.
5. Reportes segmentados y consolidados
Tablero, Excel y PDF ejecutivo. Segmentar no elimina el consolidado: lo hace defendible porque suma las mismas piezas.
6. Gobernanza B2B
- Roles: quien opera tiendas no edita bodega por defecto.
- Aprobación manual de cuentas nuevas.
- Auditoría de accesos cuando un número “cambió solo”.
- Suscripción anual al vencer: consulta a histórico y reportes —el consolidado de hace dos años no debería evaporarse con el plan activo.
Factura compartida bodega + oficina
Si una sola factura de energía cubre dos sedes, documente el criterio de prorrateo antes del cierre. Improvisarlo el día del PDF es hallazgo seguro —con o sin software.
Consolidado defendible: suma de piezas, no promedio creativo
Dirección quiere un solo número. El auditor y la matriz quieren poder bajar a sede. Ambos se satisfacen si el consolidado es la suma de inventarios de sede calculados con la misma regla —no un promedio ponderado inventado el día del PDF.
En la práctica FraiQ:
- Muestra detalle por sede en tablero.
- Exporta Excel con la granularidad que el analista necesita para cruzar con finanzas.
- Genera el PDF ejecutivo con los mismos totales que ya vio en pantalla.
Si marketing “redondea” el PDF y operaciones ajusta el Excel, el consolidado deja de ser inventario y pasa a ser negociación interna. Congelar el periodo y exportar el trío el mismo día evita esa deriva.
Para redes con muchas unidades (tiendas, campus, puntos de atención), la carga masiva validada es lo que hace viable el detalle por sede sin renunciar al consolidado mensual que pide dirección.
Errores frecuentes (detección temprana)
- El consolidado cuadra pero nadie baja a sede.
- Una sede “desaparece” un mes sin explicación.
- Tienda y oficina comparten la misma fila de captura.
- PDF y Excel no muestran el mismo detalle por sede.
- Actualizar factores reescribe sedes ya reportadas.
- Solo hay total CO₂e sin desglose por gas ni por sede.
Checklist mínimo: responsable de captura por sede; criterio escrito de tipos de sede; comprobantes ligados; carga masiva validada; consolidado y detalle sobre la misma base; periodos cerrados fuera de la celda viva.
Qué aporta FraiQ vs. qué decide la empresa
| FraiQ | Empresa |
|---|---|
| Estructura multi-sede + reportes segmentados | Definir límites y exclusiones |
| Validación Excel fila a fila | Interpretar outliers operativos |
| Factores por país + vigencia | Explicar cambios de alcance año a año |
| Adjuntos + historial + periodos cerrados | Firmar el inventario |
| Roles / aprobación / auditoría accesos | Priorizar reducción por sede |
Medir y segmentar también ordena la compensación: primero inventario defendible, después residual. Ver medir antes de compensar.
Arranque sin esperar el organigrama perfecto
Empresas de retail, servicios, educación, salud privada, agro y logística que ya gestionan inventario GEI con FraiQ ganan tiempo porque dejan de reconstruir el consolidado cada trimestre desde archivos sueltos —no por magia de dashboard. En Colombia, segmentar bien también anticipa pedidos de stakeholders y la preparación ante el marco de la Ley 2169 de 2021; el contexto país completo está en huella de carbono empresarial.
Siguiente paso: en www.fraiq.com. Lleve el listado de sedes y un mes de la operación más compleja (bodega, campus o tienda ancla). Ahí se ve si el multi-sede escala sin perder el hilo.