El “refresh” del factor que borra el informe que ya firmó dirección
Enero en una universidad privada con tres campus en el interior. Sale el factor oficial nuevo del país. El analista abre el Excel maestro, reemplaza la columna completa y recalcula 36 meses. El total de 2024 baja un 4 %. El PDF que rectoría archivó en marzo ya no cuadra. Nadie dejó nota de qué factor tenía marzo 2023.
En FraiQ ese gesto no debería ser posible en silencio: al configurar la empresa se define el país (set de factores oficiales); cada periodo usa el factor vigente en su fecha; al cerrar, el periodo conserva ese factor. Este post explica por qué esa vigencia histórica es tan crítica como adjuntar la factura —en educación, retail, oficinas, agro o servicios por igual.
Qué es un factor (y por qué “oficial + país + fecha” van juntos)
Un factor traduce actividad en emisiones: kWh o litros × factor → CO₂ (y, según el método, CH₄ y N₂O). Tres reglas que el Excel suelto suele romper:
- Depende del país. Por eso el registro en FraiQ pide país antes de sedes.
- Tiene fecha. Lo vigente en 2026 no reescribe 2023 sin dejar rastro.
- El inventario reporta por gas. FraiQ calcula CO₂, CH₄, N₂O (y más) por categorías ISO 14064-1 —no un CO₂e opaco sin hilo.
Si ya arma el inventario bajo ISO 14064-1, los factores son la capa que hace comparable (o incomparable) la serie temporal.
| Práctica | Excel “vivo” | FraiQ |
|---|---|---|
| Origen del factor | Link o copia sin año | Oficiales del país configurado |
| Al actualizar el país | Se pega encima del histórico | Periodos cerrados conservan el factor original |
| Trazabilidad | “Estaba en la celda” | Historial + periodo no alterable a voluntad |
| Salida | PDF viejo ≠ archivo nuevo | Tablero = Excel = PDF sobre la misma base |
Actualizar ≠ reescribir el pasado
Publicar un factor nuevo es correcto para periodos abiertos. Reescribir 24 meses cerrados sin versión congelada destruye la comparabilidad y enciende hallazgos en verificación. Ver evidencia ISO 14064-3.
Vigencia histórica: definición operativa (no eslogan)
Vigencia histórica = cada periodo cerrado se lee con el factor con el que se calculó.
- Enero 2023 calculó con factor A → sigue leyéndose con A.
- Enero 2026 usa factor B (el vigente ahora).
- Nadie “actualiza A→B” en el cerrado sin control y sin historial.
¿Para qué?
- Comparabilidad para dirección y casa matriz (la curva mide operación, no cambios metodológicos ocultos).
- Reconciliación PDF del año pasado vs. sistema vivo.
- Respuesta al auditor: “oficial vigente en la fecha del periodo, conservado al cerrar” —no “el que había cuando abrimos el archivo”.
En FraiQ se ve así (el factor en el flujo completo)
- País en el registro → enganche al set oficial.
- Sedes (campus, tiendas, oficinas, bodegas, plantas…) —el factor no sustituye la granularidad del dato.
- Captura periodo a periodo con comprobantes (el factor perfecto no salva un kWh mal tipiado).
- Importación Excel con validación fila a fila antes de guardar.
- Cálculo automático por gas con factor vigente en la fecha de ese periodo.
- Cierre → histórico no alterable; consulta conservada incluso si la suscripción anual pasa a modo consulta.
Vista de un periodo cerrado en FraiQ mostrando factor aplicado + etiqueta de vigencia / no editable; periodo abierto vecino con factor actual distinto
Prueba de fuego en demo
Lleve un mes cerrado de su Excel actual y pregunte: “Si mañana cambia el factor oficial, ¿qué pasa con este mes?”. Si la respuesta es “se reescribe solo”, ese es el problema a resolver —antes de cualquier dashboard bonito.
Multi-sede y factores: el mismo país, distintas operaciones
Una trampa frecuente: el campus principal opera en Colombia, la oficina de alianzas “prueba” un factor de otra jurisdicción “porque el consultor lo tenía a mano”, y el consolidado mezcla sets. En FraiQ el país de la empresa fija el set oficial; las sedes segmentan el dato, no el catálogo de factores.
Eso no impide que una compañía con filiales en otro país configure otra entidad con su propio país —los planes Pro/Corporate contemplan reportes para distintas compañías—. Lo que sí impide es pegar factores ajenos dentro del mismo inventario “porque el número se veía parecido”.
Cuando el volumen es alto (muchas tiendas o puntos de atención), la validación fila a fila del Excel evita otro error gemelo: filas con periodo vacío que, al recalcularse después, heredan el factor del mes equivocado. El factor correcto sobre un periodo mal etiquetado sigue siendo un mal inventario.
Señales de que el problema es de factores (no de diseño)
- Nadie recuerda el factor del año pasado.
- Al “actualizar”, el histórico cambia sin versión congelada.
- El PDF archivado no cuadra con el tablero de hoy.
- Se mezclan países “porque el número se parecía”.
- Solo hay un total CO₂e sin desglose CO₂/CH₄/N₂O.
- Los “periodos cerrados” se editan en la misma celda viva.
- Quien carga datos puede cambiar factores sin rol de cierre.
Dos o más = falta vigencia y gobernanza del cálculo.
Qué hace el SaaS y qué sigue siendo humano
FraiQ acelera: factores oficiales por país, vigencia por fecha, periodos cerrados intactos, cálculo por gas, trazabilidad, PDF/Excel/tablero alineados, roles y auditoría de accesos.
Ustedes siguen: definiendo límites, cerrando periodos, interpretando outliers operativos, firmando el inventario. FraiQ no es un OVV —prepara el cálculo defendible; la opinión de verificación la emite un tercero si se exige.
Medir con factores estables también ordena la compensación: sin serie temporal creíble, el residual es frágil. Ver medir antes de compensar.
Empezar por congelar, no por agrandar el Excel
Para equipos en Bogotá y el resto de LATAM bajo presión de cliente, matriz o marco país (Ley 2169 de 2021 y preparación ante el ROE), la mejora más barata suele ser metodológica: cerrar periodos, documentar el factor usado, dejar de reescribir el pasado. Amplío el contexto Colombia en huella de carbono empresarial.
Siguiente paso: en www.fraiq.com (app.fraiq.com si ya tiene cuenta). Lleve un periodo cerrado y la pregunta del factor. Si mañana actualizan el oficial, el mes pasado debe seguir diciendo lo mismo.