El organigrama no es el inventario
Jueves 8:40 a.m., sala de juntas en Medellín. Dirección pide “la huella de la compañía” para el informe del trimestre. Sostenibilidad abre el consolidado: hay tres oficinas, doce puntos de atención, una flota de vans y un call center arrendado en Bogotá que “opera para nosotros pero la factura la paga el landlord”. Finanzas pregunta si entra el coworking de la sede temporal. Operaciones dice que la flota de un contratista “casi es nuestra”. Nadie tiene una página firmada que diga qué es la organización para efectos del inventario GEI.
Eso no es un detalle de norma. Es el primer conflicto del NTC ISO 14064-1 inventario GEI en la práctica: sin límite organizacional claro, cada sede inventa su perímetro y el número del comité es una negociación. El método amplio está en inventario GEI ISO 14064-1. Aquí el foco es solo dónde empieza y termina la empresa bajo NTC/ISO 14064-1:2020.
Sirve a HSEQ o sostenibilidad en servicios, retail, educación, salud privada o logística: organigrama legal y perímetro del inventario casi nunca coinciden al 100 %.
Control vs equity: dos caminos, una decisión
La norma deja elegir el enfoque de consolidación. En español operativo:
| Enfoque | Pregunta corta | Qué suele entrar | Riesgo si nadie lo escribe |
|---|---|---|---|
| Control (operacional o financiero) | ¿Tenemos autoridad para introducir políticas operativas / control financiero? | Sedes que operamos, flota propia, planta que dirigimos | Incluyen “lo que suena nuestro” sin criterio |
| Equity / participación | ¿Tenemos participación societaria? | % según ownership | Olvidan joint ventures o sobre-incluyen filiales |
No hay un “mejor” absoluto. Hay una decisión documentada y consistente al periodo. Mezclar control un mes y equity el siguiente sin justificación no se defiende en comité.
Una frase basta para arrancar
Escriban en una hoja: “Para el inventario 202X usamos enfoque de control operacional. Entran las unidades donde definimos políticas de consumo energético y flota.” Fírmenlo. Después detallan la lista.
Si casa matriz pide equity y la operación local vive en control, el conflicto es de gobernanza, no de software. Resuélvanlo antes de cargar filas.
Qué incluir / qué excluir (con dueño)
El límite organizacional no es la lista de Alcance 1/2/3. Es la lista de unidades (sedes, oficinas, flotas, arrendamientos) bajo el enfoque elegido. Después se inventarian fuentes dentro de esas unidades.
Checklist operativo (dueño entre paréntesis):
| Ítem | Incluir si… | Excluir / aparcar si… | Dueño |
|---|---|---|---|
| Sede propia u operada | Control operativo claro | Solo marca en el letrero, sin operación | Sostenibilidad + legal |
| Oficina arrendada | Ustedes controlan consumo / políticas | Landlord opera todo y no hay datos ni control | Operaciones |
| Flota propia | Vehículos bajo su política | Conductores de tercero sin contrato de control | Logística |
| Contratista embebido | Criterio de control escrito | “Casi somos uno” sin contrato | Compras + HSEQ |
| Filial / JV | Según enfoque equity o control acordado | “La mencionamos en el brochure” | Finanzas |
Excluir sin papel = agujero
Excluir está permitido. Excluir sin una línea escrita (qué, por qué, quién firmó) es lo que vuelve el inventario discutible cuando alguien pregunta por la sede “que nadie cargó”.
Una página de exclusiones y supuestos vale más que un slide de “estamos alineados a ISO”. El NTC ISO 14064-1 inventario GEI se defiende con perímetro, no con adjetivos.
Ejemplo multi-sede sin Excel épico
Imaginen una empresa de servicios con: sede administrativa Medellín, sede Bogotá (arrendada), 8 puntos de atención en retail propio, flota de 15 vans, y un proveedor de mensajería diaria.
Bajo control operacional razonable:
- Entran: Medellín, Bogotá (si ustedes fijan horarios/consumos y pagan o reportan energía), los 8 puntos, la flota propia.
- Queda fuera o en nota: mensajería tercera (salvo que el contrato les dé control operativo real —raro).
- Arrendamiento Bogotá: si el landlord no entrega datos y ustedes no controlan equipos, documenten la exclusión o el estimado con método —no lo “olviden”.
El dolor multi-sede no es “más filas”. Es más criterios sin dueño. Detalle: inventario GEI multi-sede. Contexto: huella de carbono empresarial.
Con el límite firmado, el cierre congela el perímetro con factores vigentes —sin “refrescar” el pasado. Ver factores y vigencia histórica.
FraiQ ordena el dato; ustedes firman el límite
| FraiQ / la plataforma hace | Su equipo decide y firma |
|---|---|
| Roles para quién carga sede vs quién cierra periodo | Enfoque control vs equity |
| Historial y comprobantes ligados a registros | Lista de unidades del periodo |
| PDF = Excel export = tablero con la misma cifra | Exclusiones y supuestos |
| Validación fila a fila al cargar Excel | Quién presenta el número a comité |
FraiQ no es un OVV. No emite opinión de verificación ni “deja el inventario verificado”. Tampoco garantiza “cumplimiento de todas las normativas”. Ley 2169 / reportes: solo awareness (ROE puede estar en desarrollo) —no usen este post como dictamen legal.
La plataforma escala captura y salidas coherentes. El límite es decisión de negocio documentada.
Mini-ruta hacia medición
Si el dolor es un inventario con perímetro defendible —límites, sedes, cierres, comprobantes—, el hub es /medicion. Si quieren probar el flujo con la lista real de sedes y un mes de consumos, /demo. Alcance comercial: soft /planes.
No necesitan el inventario perfecto del año. Necesitan una página de límite antes del siguiente cierre.
Checklist: ¿el límite está listo para cerrar periodo?
| # | Pregunta | Si “no” → |
|---|---|---|
| 1 | ¿Está escrito el enfoque (control u equity) para este periodo? | No cierren aún |
| 2 | ¿Hay lista firmada de sedes/unidades incluidas? | No cierren aún |
| 3 | ¿Exclusiones en ≥1 página con dueño y fecha? | Riesgo de agujero |
| 4 | ¿Arrendamientos / flota / contratistas con criterio explícito? | Agujero típico |
| 5 | ¿El PDF del consolidado usa solo unidades de esa lista? | Perímetro roto |
| 6 | ¿Alguien puede explicar en 60 s por qué la sede X no entra? | No está listo para comité |
Regla práctica: dos o más “no” en 1–2–5 → prioricen el límite antes de pelear por decimales de tCO₂e.
Siguiente paso: Solicitar demo en FraiQ. Lleven la lista de sedes (aunque sea borrador) y un mes de consumos. En la reunión se ve si el perímetro nace con dueño —o si el organigrama sigue mandando el inventario.