El verificador señala una fila y pregunta: “¿de dónde sale esto?”
Jueves 10:40 a.m., sala de juntas de una clínica privada en Bogotá. El organismo de verificación (OVV) tiene abierto el consolidado del inventario GEI. Señala el consumo de diésel de la planta eléctrica de respaldo en julio y pregunta por la fuente: factura, remisión, lectura de medidor. HSEQ busca en una carpeta compartida. Finanzas tiene el PDF en otro drive. El Excel del consolidado ya no coincide con la versión que vieron en el ensayo de la semana pasada. Nadie mintió: el dato “estaba”. Lo que faltaba era trazabilidad inventario GEI —el hilo visible entre número, periodo y comprobante.
Esa pregunta no es capricho del auditor. Es el núcleo de una verificación bajo ISO 14064-3: no basta el resultado; hay que demostrar de dónde salió. La lista previa a la visita está en lista de evidencia antes del verificador ISO 14064-3. Qué suele pedir el auditor, en evidencia para el auditor / verificación ISO 14064-3. Este post es el porqué operativo: por qué el comprobante tiene que vivir ligado al registro, con historial y periodo cerrado —no en una carpeta “por si acaso”.
Dato sin fuente no es inventario: es opinión
Si el número no puede abrirse hasta su factura o certificado en minutos, el verificador no está “siendo difícil”: está haciendo su trabajo.
Qué es trazabilidad en un inventario GEI (definición de piso)
En la práctica colombiana de operaciones —clínica, educación, retail, logística, servicios— trazabilidad inventario GEI significa tres cosas juntas:
- Comprobante ligado al registro del consumo (no “en algún lado del drive”).
- Historial de quién cargó, quién corrigió y cuándo.
- Periodo cerrado que conserva el cálculo (y el factor) con el que se cerró —sin reescribir el pasado en silencio.
Sin esos tres, el consolidado es una foto. Con ellos, es un inventario defendible. El marco metodológico está en inventario GEI ISO 14064-1 en Colombia. Factores y vigencia: factores de emisión oficiales y vigencia histórica.
| Elemento | Qué ve el auditor | Qué falla si falta |
|---|---|---|
| Comprobante ligado | Factura/certificado del mismo periodo y sede | “Tráigame el soporte” → silencio o PDF suelto |
| Historial | Quién editó el diésel de julio | Dos versiones del Excel; nadie sabe cuál es la viva |
| Periodo cerrado | Corte con factor de esa fecha | Recalcular con factor nuevo reescribe el informe ya visto |
| Salidas coherentes | Misma tCO₂e en PDF, Excel y tablero | Drift post-entrega; el PDF “oficial” ya no es verdad |
Por qué el auditor insiste en la fuente (no en el PowerPoint)
El número es una afirmación; la fuente es la prueba
Cuando el OVV pregunta por la fuente, está probando si el inventario es replicable. Si dos personas del equipo no pueden llegar al mismo soporte desde la misma fila, el riesgo no es “mala imagen”: es hallazgo. Da igual que el total “se vea razonable”.
La carpeta suelta no escala
Una carpeta “Facturas GEI 2025” con 400 PDFs sin vínculo al registro falla el día de la visita: el reloj corre y el verificador no va a adivinar qué archivo corresponde a la fila 147. El vínculo registro↔comprobante es lo que convierte archivo en evidencia.
El Excel vivo borra la historia
Si julio sigue editable mientras presentan el informe de semestre, cualquier corrección de última hora cambia el pasado sin rastro. Errores típicos al armar el primer inventario en hoja: de Excel a sistema.
Prueba de fuego interna (15 minutos)
Tomen tres filas al azar del último consolidado. ¿Abren el comprobante desde el registro? ¿Ven quién lo cargó? ¿El periodo está cerrado? Si fallan dos de tres, el auditor va a tropezar en lo mismo.
Qué hace (y qué no hace) la plataforma
En FraiQ, la página de medición describe el flujo: captura periodo a periodo con comprobantes adjuntos; carga masiva desde Excel con validación fila a fila; cálculo por gas con factores oficiales por país; periodos cerrados que conservan el factor; registros históricos no alterables; salidas coherentes en tablero, Excel y PDF.
| FraiQ / la plataforma hace | Su equipo (o consultor) sigue decidiendo |
|---|---|
| Ligar comprobante al registro del periodo | Autenticidad del soporte frente a terceros |
| Guardar historial de cambios | Quién firma el inventario ante dirección |
| Cerrar periodo sin reescribir el pasado | Alcance, exclusiones y límites organizacionales |
| Preparar evidencia ordenada | Contratar (o no) un OVV independiente |
FraiQ no es un OVV ni auditor bajo ISO 14064-3. Prepara inventario y evidencia; no emite opinión de verificación ni “deja verificados” a nadie. Tampoco garantiza cumplimiento de “todas las normativas”.
Mini-ruta hacia medición
Si el dolor es dejar de cazar facturas el día de la visita, la página de medición es /medicion. Si quieren ver el flujo con un mes real de consumos y soportes, /demo. La lista de evidencia pre-verificador y el post de qué pide el auditor siguen siendo la pareja de lectura antes de agendar OVV.
Lista: antes de la visita del verificador
| # | Pregunta | Respuesta mínima aceptable |
|---|---|---|
| 1 | ¿Cada fila material tiene comprobante ligado? | Sí, abrible desde el registro |
| 2 | ¿Hay historial de quién cargó/corrigió? | Sí, con fecha |
| 3 | ¿El periodo bajo revisión está cerrado? | Sí; no hay celdas vivas del mismo corte |
| 4 | ¿PDF, Excel y tablero dicen lo mismo? | Misma cifra del mismo periodo |
| 5 | ¿Quién es dueño interno de la evidencia? | Nombre y rol —no “el consultor tiene todo” |
| 6 | ¿FraiQ (u otra plataforma) se confunde con el OVV? | No: el verificador es tercero independiente |
Siguiente paso: revisar medición en FraiQ o solicitar demo con tres facturas reales ya ligadas a sus filas. La trazabilidad inventario GEI no se improvisa la semana del auditor: se construye cada vez que alguien carga un consumo.